Sebelum membangun sebuah tim pemimpin sekolah yang visioner akan memiliki harapan dan mampu meramalkan trend yang akan terjadi didunia pendidikan di masa depan. Untuk itu pemimpin sekolah perlu menyusun langkah awal dengan mencari, mengumpulkan dan membuat review atas informasi yang ada. Kemudian dari informasi tersebut dibuatlah rencana dasar dengan mungundang atau mengajak hingga bagian terkecil di sekolah.
Pada bagian sebelumnya sudah dijelaskan betapa pentingnya masa depan dan perubahan yang terjadi. Dibagian ini saya mengajak Anda untuk segera merencanakan segala sesuatunya. Meski sekolah Anda telah berjalan atau berusia puluhan tahun, penting untuk melakukan kembali reorientasi program agar cara pengelolaan sekolah Anda uptodate dan dapat melahirkan siswa yang berkualitas di masa depan.
Rencanakan dengan berbekal keinginan agar sekolah Anda bisa bertahan, saya bilang bertahan bukan sekedar bisa jalan, bertahan dalam arti sekolah Anda tetap relevan dalam mendidik anak sesuai dengan kebutuhan perkembangan di masa depan. Rencanakan adalah Anda duduk bersama dengan seluruh bagian sekolah meski terkecil sekalipun. Ajak bicara mereka ketahui keinginan keinginannya lalu sesuaikan dengan perkembangan yang terjadi. Ini memungkinkan ketika program telah dibuat dan dijalankan, Anda memiliki jaminan seluruh bagian sekolah mendukungnya dan menjalankannya dengan penuh semangat. Rencanakan bukan berarti Anda sekedar duduk dan ngobrol, namun tulis seluruh aktifitas pembicaraan Anda.
Susun berdasar skala prioritas, petakan dan bagi susunan perencanaan tersebut agar bisa dijalankan dalam satuan program semester, tahunan, 4 tahunan, 20 tahunan. Dalam arti jadikan perencanaan tersebut agar bisa dijalankan untuk jangka pendek dan jangka panjangnya. Breakdown dengan teliti program perencanaan tersebut sesuai dengan sumber daya yang dimiliki sekolah.
Setelah seluruh perencanaan yang dibuat telah ditulis, maka proses penjamin selanjutnya adalah jadikan apa yang telah Anda tulis tersebut sebagai rel atau peta jalan yang harus dilalui. Pastikan apa yang direncanakan ditulis dan dijalankan dengan konsisten. Ya kerjakan apa yang telah ditulis, jangan takut apa yang dijalankan tidak sesuai, sebab Anda dapat mengkoreksinya jika program telah dijalankan. Apakah ditahun berjalan selanjutnya dapat dijalankan kembali secara bulat, dijalankan sebagian, atau bahkan tidak dijalankan atau dihilangkan. Tulis segala sesuatunya saat program dijalankan dan selesai dijalankan. Tulisan Anda berisi apa saja kelebihan program, kekurangannya dan kesulitannya. Informasi baru bisa didapatkan jika program dijalankan. Tulisan Anda memungkinkan program di masa depan dapat dikoreksi berdasar data yang akurat bukan sekedar diomongkan saat evaluasi program dijalankan.
Biasakan mulai menulis apapun yang Anda jalankan, tulis seperti Anda menulis buku harian, tidak perlu formal, gunakan bahasa Anda sendiri. Tulisan ini akan menjadi catatan sejarah perjalanan program yang dibuat. Tulisan ini sekaligus akan menjadi data akurat Anda dalam mengevaluasi program yang dijalankan dimasa depan, menelitinya lalu mengambil kebijakan baru. Jadi duduk bersama, tulis, kerjakan, tulis kembali, ambil kebijakan baru, dan ulang.
MEMULAI TIM
Pernah dengar ada sekolah yang semakin berkurang muridnya, atau bahkan sampai sekolahnya ditutup? Kasus tersebut tetap saja ada hingga sekarang, kenapa? Terlepas apakah sistem pendidikan pemerintah berubah, atau pembiayaan sekolah yang semakin berat, berkurangnya jumlah siswa dalam satu sekolah atau bahkan hingga ditutupnya sekolah tersebut bersumber pada kurang bagusnya sebuah tim dibangun dalam sekolah tersebut. Jika Anda mengikuti perkembangan bisnis dewasa ini maka Anda akan menemui suatu iklim pengembangan bisnis yang unik. Pemain bisnis baru atau yang sekarang lebih dikenal dengan STARTUP melakukan proses pengembangan bisnisnya dengan merekrut tim yang hAndal. Sebagian besar CEO sekarang menghabiskan waktunya dengan merekrut dan mengelola karyawannya dibanding melakukan aktivitas lainnya. CEO dalam sekolah sama dengan Principal atau Kepala Sekolah. Posisi ini sangat penting, disamping kemampuan manajerial yang handal dibutuhkan keterampilan lain yang hebat. Berikut saya ringkaskan tanggungjawab yang musti dimiliki oleh principal / pemimpin sekolah:
- Merancang dan mengkomunikasikan visi sekolah
- Merekrut anggota tim/unit
- Memotivsi guru, karyawan, siswa dan orang tua
- Meramalkan Trend Pendidikan
- Mengurai strategi program sekolah
- Membangung hubungan dengan sumber pendanaan
- Mengatur pembiayaan dan anggaran
Pada baris kedua ringkasan diatas saya meletakkan merekrut anggota tim/unit karena saya pandang sebagai hal yang penting. Perekrutan bukan hanya berarti mencari pegawai baru, namun bisa dari karyawan yang ada, kemudian melakukan pengembangan dan merekrut mereka untuk masuk dalam tim unit yang dibentuk. Principal mustinya sibuk mengembangkan sumberdaya didalam ketimbang sibuk melakukan kunjungan, mengikuti pertemuan-pertemuan yang mustinya bisa didelegasikan sebagai bentuk pengkaderanpengkadera. Bukan berarti sama sekali mengabaikannya, tapi pilah dengan baik. Namun lebih dari itu, meski hal tersebut diatas diperlukan juga, principal musti memiliki kemampuan time management. Idealnya 75% waktu principal digunakan didalam sekolah untuk merekrut dan mengembangkan sumberdaya yang ada. Kebanyakan dari pengelola sekolah mengatakan bahwa guru dan karyawan adalah aset yang berharga, namun mereka tidak benar-benar mengelolanya dengan baik.
Perbanyak waktu pemimpin sekolah dalam mengembangkan sdm yang dimiliki, mematrikulasinya, menambah kemampuannan, lalu merekrutnya untuk mengisi jabatan dalam organisasi sekolah. Jangan pertaruhkan sekedar hubungan kedekatan pemimpin sekolah dengan seseorang untuk mengisi posisi organisasi di sekolah jika tidak ingin mengalami kemunduran secara bertahap. Sekolah tutup memang masih jauh, namun sekolah dijauhi calon pendaftar adalah proses kemunduran yang terstruktur yang mungkin tidak akan tetasa dalam waktu dekat.
Besar dan berkembangnya sebuah sekolah dapat dikategorikan dalam 3 hal menurut saya, 1. By nasab, 2, by nasib, 3, by design. By Nasab adalah proses besarnya sekolah karena meneruskan warisan dari telah besarnya sekolah tersebut sebelumnya. Mungkin dari proses sebelumnya yang sudah baik, atau mungkin juga sekolah tersebut sudah terkenal dan besar sebelumnya sehingga pengelola sekolah tinggal meneruskan saja. By Nasib adalah karena faktor nasib yang menguntungkan seperti sekolah tersebut adalah satu dari sedikit sekolah swasta disebuah daerah yang karena daya tampung sekolah negeri didaerah tersebut sudah terlampaui sehingga sisa dari yang tidak diterima terpaksa mendaftar disekolah tersebut atau karena didaerah tersebut terdapat komunitas tertentu saja sehingga sekolah itu bisa tetap memperoleh murid. Sedang yang ketiga By Desain, inilah yang mustinya dibutuhkan sekolah di masa sekarang. Besar karena memang dirancang untuk besar, bertahan karena memang dirancang untuk bertahan dan berkualitas karena dirancang untuk berkualitas. Sekarang tinggal Anda memetakan sendiri masuk kategori mana sekolah Anda. Karena ini akan berakibat terhadap keberlangsungan sekolah dimasa depan juga keadaan kualitas lulusan yang dihasilkan oleh sekolah Anda tersebut.
Menguatkan Dan Menjaga Tim
Saat tim dibentuk ada harapan dan visi yang ingin dicapai oleh tim tersebut. Perjalanan sebuah tim memang tidak akan berjalan dengan lurus dan mulus, adakalanya terjadi kemunduran kualitas. Untuk itu menjaga tim sangat diperlukan. Menjaga tim itu seperti menjaga anggota keluarga, ada rasa takut bila terjadi sesuatu yang tidak dinginkan dan was-was terhadap keberhasilannya kelak. Menjaganya berati memberinya motivasi secara kosisten, menambah kemampuan dan keterampilannya, mengawasi kinerjanya dan mengakomodir kesalahan yang terjadi dengan mengingatkan dan memperbaikinya. Setelah tim terbentuk dengan baik, pekerjaan pemimpin sekolah terberat adalah menjaga konsistensi kualitas tim tersebut agar tetap kuat, terjaga dan terbaik. Buatlah pelatihan, lokakarya, dan pertemuan motivasi untuk tetap menjaga tim tersebut menjdi tim terbaik.
Sederhanakan Tanggungjawab
Meski telah diatur secara detil tugas dan tanggungjawab tim sekolah, namun perlu mengatur berdasar iklim sekolah dengan dua alasan khusus. Pertama, penting untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap individu untuk menjaga adanya kebingungan dan menjag agar sistem sekolah tetap sehat. Kedua, Masyarakat dan simpatisan sekolah mengetahui bahwa organisasi sekolah berkaitan erat dengan kesuksesannya. Jika sekolah memiliki tim yang buruk, maka masyarakat tidak akan mempercayainya.
Struktur organisasi sebenarnya telah diatur oleh sistem pendidikan nasional sebagai gambaran struktur ideal, namun sekolah perlu pula untuk berinovasi menyesuaikan dengan iklim yang dimiliki oleh sekolah agar berjalan dengan baik dan mencapai kesuksesan. Ragam struktur pun bisa dibuat sendiri. Tanggung jawab struktur yang saya sampaikan ini merupakan gambaran ideal saya untuk kesuksesan sekolah. Ragam pembentukan tim akan dibahas pada bagian lain dalam buku ini.
Meski sistem tanggung jawab organisasi sekolah telah diatur oleh sIstem nasional, saya pikir perlu penyederhanaan dan secara bertahap Dan mengarah kepada apa yang diinginkan oleh sistem pendidikan nasional. Karena semakin panjang daftar tanggungjawab yang tertulis maka akan berpengaruh terhadap cara menjalankannya. Sederhana, adalah kunci kesuksesan sebuah tanggungjawab dijalankan. Ini agar penyerahan tanggung jawb dapat diterima dengan jelas dan rapi pada unit yang Anda buat dan agar dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Orang-orang perlu diatur berdasar kemampuan mereka yang sebenarnya, sebab sudah bukan jamannya lagi meengatur berdasar kedekatan, meski boleh tapi tetap berpegang pada penempatan orang yang tepat sesuai keahliannya.
Naha bagaimana menurut Anda setelah membacanya, silahkan berinteraksi dengan memberi tanggapan.